Automatiser les processus d'affaires et réduire les coûts par « EDI »

EDI (Electronic Data Interchange) en général

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Qu'est ce que l’'EDI?

Echange de Données Informatisé (EDI) désigne le transfert électronique de données structurées au moyen de standards d'information définis d'une utilisation informatique à une autre avec un minimum d'intervention humaine. Le système EDI permet ainsi de sortir des données de son propre système interne, de les envoyer en quelques secondes et de les transférer au système interne des partenaires.

De grandes quantités de documents papier sont tous les jours, saisies manuellement et échangés via les moyens usuels (poste, fax, E-Mail). Les moyens de communication qui résultent d'un acte manuel comme imprimer, mettre sous enveloppe, envoyer par courrier qui reposent sur une saisie manuelle offrent un énorme potentiel de rationalisation. Les données partent d'une voie conventionnelle en passant par de multiples étapes et personnes pour passer d'une entreprise A à une entreprise B. Si l'on regarde de plus près ce processus, on s'aperçoit que l'envoi de données non structurées sont non seulement associées à des contraintes manuelles importantes mais sont aussi source d'erreurs et facteur de risque.

Un logiciel  nommé Convertisseur-EDI convertit les données du système interne dans le format d'information standard, afin que cela puisse être envoyé au partenaire. Les informations entrantes en format standard sont converties dans le format interne et peuvent ainsi être traitées dans les systèmes internes IT. De cette manière, petites et moyennes entreprises peuvent communiquer au mieux avec tous leurs partenaires. L'automatisation d'échange d'informations permet de réduire les processus de saisie et d'envoi et de réaliser des économies de temps et de coûts.

Les composants-EDI

1. Les informations

Pour que des partenaires puissent utiliser ensemble l’EDI, il est nécessaire de se mettre d'accord sur un "standard d'information" commun. SEEBURGER supporte tous les formats comme par exemple l’EDIFACT (norme valide partout dans le monde, actualisée régulièrement par des assemblées à l'ONU), VDA (Union Allemande de l'industrie automobile), GALIA (Le Groupement pour l'amélioration des liaisons dans l'industrie automobile), ANSI X 12, ODETTE, …

EDIFACTVDA ANSI X.12ODETTE
XMLGALIAEANCOMRosettaNet
SWIFTebXMLELEMICA TRADACOMS


2. Le logiciel EDI

Il se compose de connecteurs et d'un traducteur. Le traducteur constitue le cœur du logiciel EDI, son rôle est de convertir des données (messages) d'un format interne de l'entreprise en un message standard EDI, et de convertir également les messages standards EDI reçues du partenaire dans un format interne. SEEBURGER propose pour ceci des traducteurs et des connecteurs ainsi que des « standard mappings »  pour de nombreux partenaires/systèmes-ERP comme par ex :

SAPQAD ORACLEBaan
NavisonIFSabasBrain
IntentiainformJ.D.Edwardsetc.


3. La communication 

Une fois que les données (messages) sont converties d'un format interne à un format d'information standard grâce au logiciel-EDI, elles doivent être transférées au destinataire de l'information prévu. Les moyens d'acheminement soutenus par SEEBURGER sont par exemple les Value Added Networks (VANs), ISDN, X.25, liens analogiques point par point, intranets et la plupart des extranets spécifiques comme par ex. ANX/ENX (l'extranet de l'industrie automobile.)

VANsInternetPoint-to-Point
 X.400  FTP TCP/IP
 IBM  HTTPs OFTP
 GEIS  IMAP4 Modem
 ENX SMTP AS2
 Atlas POP X.25
 AT&T ISDN
 Telebox 400  OFTP2

Solution EDI SEEBURGER en fonction

Entreprise A- Emetteur des données/messages

1ère étape:
Le système interne à l'entreprise A, nommé aussi Système-ERP (ERP= entreprise ressource planning= système de gestion d’entreprise) génère un fichier/message dans un format interne du système interne (Inhouse-message)
2éme étape:
Le système interne transfert la message interne grâce aux connecteurs vers le système EDI (intégration de système).
3éme étape:
Le traducteur prend cette information interne et génère une information d'après la norme dans le format d'information standard convenu comme par ex. EDIFACT (conversion).
4éme étape:
Le message conforme à la norme (message standard EDI) est transféré au partenaire EDI (communication) supervisé par le protocole de communication.

Entreprise B- destinataire des données/messages

5éme étape:
Le protocole de communication dans l'entreprise B valide la réception de l'information standard-EDI.
6éme étape:
Le traducteur dans l'entreprise B convertit la message standard-EDI dans le format interne correspondant.
7éme étape:
Le message interne est transféré au système-ERP via les connecteurs pour la suite du traitement.

SEEBURGER offre une approche complète basé sur la conception, le conseil et l'installation de solution EDI. Nos clients obtiennent ainsi très vite une automatisation complète de leur processus de gestion pour tous leurs partenaires commerciaux, quelle que soit leur taille.

Nous proposons également une gamme complète de contenus préexistants - composés de profils partenaires commerciaux et de leurs processus de gestion (cartographie du message), prêt à un rapide et efficace de déploiement.

Nos clients réalisent ainsi un potentiel d'économie maximal par l'abandon d'étapes de traitement manuelles, une élimination des erreurs dans les données et les processus mais aussi par une transparence complète, une grande traçabilité et une accélération du processus.

Avantage des solutions EDI-SEEBURGER

EDI permet de relier électroniquement fabricants, fournisseurs et acheteurs potentiels d'un produit et est ainsi applicable dans chaque industrie ou activité. Il est possible dans un système-EDI installé d'extraire les données du système ERP de manière complètement automatique- sans intervention de personnel; de les convertir dans un format d'information normé et de les envoyer finalement au partenaire souhaité mais aussi de les recevoir.

Compte tenu de la pression concurrentielle toujours plus forte, une conversion vers EDI apparaît de plus en plus cruciale, en effet, l'apport d'EDI peut créer des avantages concurrentiels pour l'entreprise vis à vis de leurs concurrents, qui n'auraient pas d'EDI.
De plus le niveau de service rendu aux clients et aux fournisseurs s'en trouve nettement amélioré. De ce fait, des relations commerciales peuvent alors se construire avec une plus grande proximité.

Les avantages essentiels de l’EDI en bref:

  • Transfert de données très rapide (just-in-time)
  • Amélioration du temps de réaction
  • Enorme réduction des coûts
  • Diminution des erreurs de transfert
  • Intensification des relations partenariales
  • Baisse des stocks
  • Diminution des activités sans valeur ajoutée  par la baisse des vérifications, des recherches d'erreurs, et des coûts de communication
  • Réduction des dépenses de personnel

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