Bien que Web Services et collaboration électronique soient des mots récurrents et certainement parmi les plus usités dans le contexte économique d'aujourd'hui, la réalité sur le terrain indique que la plupart des échanges sont encore faits avec des processus papier. Par exemple, les factures de fournisseurs et les commandes de clients sont aujourd'hui encore souvent reçues par fax. La procédure pour le traitement de ces documents prend du temps. Elle est longue, elle est fastidieuse, elle est bien souvent source d'erreurs et surtout elle peut être évitée. Changer les habitudes de travail et vos modes d'échanges avec vos partenaires est un processus progressif qui peut donc prendre du temps, mais vous pouvez en quelques semaines seulement faire évoluer la façon dont votre entreprise gère les échanges papiers. La solution Paper-to-ERP permet de supprimer ces lourdes et bien fastidieuses tâches manuelles.

 

 

Cette solution est programmée pour reconnaître les éléments de données standards dans les transactions commerciales tels que les numéros de commande, les montants, les coordonnées bancaires, les numéros d'articles, les adresses, etc. Lorsque des altérations ou des variations se présentent, le système apprend à les recenser et à stocker ces informations dans une base de connaissance pour une utilisation ultérieure afin qu'une intervention manuelle ne soit plus nécessaire. Ce processus permet au système de gérer des données structurées et non structurées et se pose comme le moyen le plus rapide et le plus efficace de déploiement d'une solution. Souvenez-vous que la plupart des sociétés ne reçoivent pas de documents standards ou pré-définis, mais plutôt des centaines de documents papiers différents pour les mêmes informations.

 

Paper-to-ERP est la seule solution qui ait fait ses preuves au niveau international aussi bien en terme d'efficacité qu'en terme de bénéfices tangibles :

• Réduction des coûts par reconnaissance automatique, vérification et intégration de vos transactions papiers dans vos applications
• Suppression des erreurs manuelles lors des saisies de documents critiques
• Vérifications croisées des documents pour s'assurer que les factures reçues correspondent bien aux bons de commandes enregistrés dans le système
• Notification automatique de modifications, d'accusés de réception, ou de toute autre information concernant le partenaire
• Meilleure qualité de service au client puisque l'automatisation évite les commandes égarées et les retards
• Meilleure prise en compte des spécificités locales telles que la langue et autres us régionaux en matière de transactions

• 4order - Evite la saisie manuelle des commandes reçues par courrier et par fax.
• 4invoice - Evite la saisie manuelle des factures reçues par courrier et par fax. Vérifie automatiquement que les factures reçues correspondent bien aux bons de commande
• Invoice Console - Un composant optionnel de 4invoice qui permet d'intégrer complètement le traitement de 4invoice dans les systèmes SAP, y compris la gestion des flux, le monitoring et le traitement des exceptions.
• Workflow de validation - utilise l'outil BPM de SEEBURGER ou un outil tiers pour automatiser le routage et le cycle d'approbation des documents signalés (par exemple, ceux qui contiennent des erreurs ou qui ne correspondent pas à un bon de commande émis).